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Fecha: es lo primero que se escribe, y
puede ir en el margen derecho o en el izquierdo. Junto a la fecha se escribe
también el lugar desde donde se envía la carta. No es necesario incluir el
nombre del día de la semana.
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Encabezado: va luego de la fecha. Se
debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta, y bajo
el nombre, el cargo que la persona ocupa o alguna otra referencia pertinente.
Es convencional, aunque no obligatorio, que el encabezado concluya con la
palabra "Presente".
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Saludo: debemos saludar al destinatario
de manera cortés, pero manteniendo siempre el lenguaje formal.
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Introducción: corresponde al primer
párrafo de la carta, que debe contener la información que permite entender
el resto.
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Cuerpo: es el "desarrollo" de la carta;
un número indeterminado de párrafos en los que se expone aquello que motiva
la escritura. Normalmente una carta formal no debe ser muy extensa, pero es
conveniente que entregue toda la información necesaria y que esté bien
redactada. En este sentido, no hay que caer en el error de que la carta debe
ser breve.
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Despedida: pequeño párrafo que va al
finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de
la misma, y se cierra la comunicación con alguna palabra amable.
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Firma: al final de la carta el emisor
debe individualizarse con su nombre y cualquier otra información que sea
relevante según la ocasión. Para mandar una carta a un diario, por ejemplo,
se suele poner a demás del nombre, el número de Carné de Identidad.
El formato de una carta comercial puede ser útil en una variedad
de circunstancias, pero es especialmente importante para comunicarse formalmente
con una compañía o corporación.
Escribiendo una carta de negocios
Escriba la carta en un procesador de textos. Las cartas formales
no se deben escribir a mano. Use un formato sencillo y estándar, de los más
formales, en el que todas las oraciones comiencen desde el margen izquierdo.
Este formato se debe utilizar con membrete, no con una dirección de remitente en
su lugar. Si no tiene membrete, puede encontrar una plantilla para membretes en
la mayoría de los programas de procesamiento de texto.
Empiece escribiendo seis líneas por debajo del texto del
membrete esto puede necesitar ser ajustado si su carta es larga). Escoja su
alineación: puede ser hacia la izquierda o justificada en ambos lados.
Escriba su nombre en la primera línea, alineada a la izquierda,
seguida por su cargo y dirección comercial (saltee este paso si utiliza un
membrete, pues el mismo ya incluirá esta información).
Salteé una línea y escriba la fecha. Si utiliza un membrete, la
fecha estará en la primera línea.
Salteé dos líneas y escriba el nombre del destinatario, el cargo
y la dirección, alineada a la izquierda. Utilice un título formal, tal como Sr.,
Sra. o Dr., porque se trata de una carta formal. Evita dirigirse al destinatario
sólo por su primer nombre.
Siga con su saludo, otra vez utilizando el nombre formal: por ejemplo, "Estimado
Sr. Pérez".
Preséntese en el primer párrafo, si el destinatario no lo ha
visto recientemente. Los ejemplos: "Nos encontramos recientemente en una
conferencia sobre plásticos reciclables", o "le vendí recientemente el quipo
informático para su empresa".
Continúe con el cuerpo de la carta, indicando el propósito
principal para escribirle. Esto puede ser desde trasladar una queja hasta
finalizar un negocio, pasando por solicitar información sobre productos o
servicios, entre muchas otras opciones. Sea tan conciso como le sea posible.
Saltee dos espacios y concluya la carta con "Sinceramente,"
"Gracias" o "Los mejores deseos," seguido por una coma.
Deje cuatro líneas en blanco para su firma, y entonces escriba
su nombre y cargo. Una vez impresa la carta, firme la carta con un bolígrafo en
ese espacio de cuatro líneas. Algunas personas prefieren centrar la fecha y los
saludos finales, en vez de alinearlos a la izquierda.
Intente mantener la carta en una página. Generalmente, una carta
corta obtendrá una respuesta más rápida que una larga, donde se divague
demasiado en lugar de ir al grano.
Corrija su puntuación, deletreo y gramática para tener un texto
perfecto. Utilice la función de corrección de textos de su procesador, o recurra
a alguien que le corrija la carta antes de enviarla.
